Datorizētās grāmatvedības programmatūras gadu gaitā ir daudz sasniegušas. Šīs programmas atvieglo uzņēmumu īpašnieku dzīvi, izsekojot izdevumus, sagatavojot nodokļus un aplūkojot ieņēmumu pieaugumu. Grāmatvedības programmatūras ir kļuvušas izplatītas, visā grāmatvedībā paļaušanās uz datoru ir gan priekšrocības, gan trūkumi.
Priekšrocība: vienkāršība
Lielākā daļa uzņēmumu īpašnieku pēc profesijas nav grāmatveži vai grāmatveži, un viņiem ir grūti veikt lielāko daļu grāmatvedības uzdevumu. Šeit grāmatvedības programmatūras sniedz uzņēmuma īpašniekam priekšrocības. Patērētājiem draudzīgas ir dažādas grāmatvedības programmatūras. Uzņēmumu īpašnieki var iepirkties, lai atrastu programmu, kuru ir viegli instalēt, iemācīties un izmantot. Daudzās programmās tiek piedāvāti norādījumi par datu veidu, kas jāievada katrā sadaļā. Kad sistēma ir izveidota ar bankas kontiem, parādiem un pārdevējiem, uzņēmuma īpašniekam ir jāatjaunina tikai informācija, kad tā ienāk.
Priekšrocība: uzticamība
Lielākā daļa lielāko programmatūru padara programmas lietošanu vienkāršu. Matemātika ir precīza un uzticama, tāpēc uzņēmuma īpašnieks jebkurā laikā var precīzi noteikt pieejamos līdzekļus.
Priekšrocība: izmaksu efektivitāte
Iekšējā grāmatveža pieņemšana darbā vai ārpakalpojums grāmatniekam vai grāmatvedības firmai var izmaksāt dārgi. Programmatūras programmai ir sākotnējās izmaksas, un, iespējams, būs jāpieņem līgums ar grāmatvedi, lai izveidotu kontus un apmācītu uzņēmuma īpašnieku izmantot programmu, taču tā ātri kļūst rentabla. Īpašniekam nav jāmaksā par neko citu kā programmatūras iegāde un iestatīšana. Lielākā daļa programmu gadiem ilgi strādā ar operētājsistēmām un tikai reizēm prasa lētu jaunināšanu.
Priekšrocība: spēja sadarboties
Daudzas programmatūras ļauj uzņēmumu īpašniekiem iestatīt atļaujas, kas ārējam grāmatvedim vai grāmatvedim dod piekļuvi datiem. Uzņēmumu īpašnieki var sinhronizēt informāciju ar bankas un kredītkontiem un importēt datus ar peles klikšķi. Tas ļauj uzņēmumu īpašniekiem ātri saskaņot kontus un importēt pareizu informāciju, kas jāpārskata galvenajiem padomdevējiem.
Uzņēmumu īpašniekiem jāpārskata labākās iespējas uzņēmējdarbībai. Apsveriet dublējumkopijas vai nu mākonī, vai atsevišķos cietajos diskos, lai saglabātu precīzus ierakstus, ja rodas problēmas.
Trūkums: iespējama krāpšana
Atkarība no datoriem dažkārt rada lielākas problēmas. Tā kā vairāk programmatūras datu tiek glabāti mākonī, hakeriem ir vairāk iespēju iegūt jūsu uzņēmuma finanšu datus un tos izmantot. Tas apdraud aktīvus un rada potenciālu atbildību, ja hakeri izmanto darba devēja nodokļu identifikāciju, lai atvērtu kredītkartes un biznesa aizdevumus. Pastāv arī risks, ka kāds no uzņēmuma darbiniekiem piekļūs informācijai, iespējams, nopelnīs naudu no ikdienas noguldījumiem un mainīs programmas datus. Uzņēmumu īpašniekiem rūpīgi jāaizsargā finanšu informācija.
Trūkums: tehniski jautājumi
Nodarbojoties ar datoriem, var rasties problēmas. Iespējams, jūs apkopojat grāmatveža gada beigu datus un piedzīvojat strāvas padeves pārtraukumu. Datori var iegūt vīrusu un neizdoties. Pastāv arī iespēja, ka lietotāji nepareizi veic programmatūras uzdevumus, kas viņiem nav pazīstami. Ja lietotājs mēģina izdarīt vienu lietu, bet netīšām izdara kaut ko citu, kļūdas atsaukšana var prasīt kādu darbu.
Trūkums: nepareiza informācija
Grāmatvedības uzskaite ir tikpat laba kā sistēmā ievietotie dati. Uzņēmumu īpašnieki, kas neprasa laiku, lai pareizi izveidotu kontu kategorijas, var ievadīt datus un ģenerēt pārskatus, kas nav precīzi.
Uzņēmumu īpašnieki var darīt daudz, lai mazinātu trūkumus un iespējamās problēmas, kas saistītas ar datorizētu grāmatvedību, pareizi plānojot un integrējot programmatūru. Laiks, lai to pareizi izveidotu, ir vieglāk un lētāk nekā mēģināt atgriezties, jo, kad rodas problēma.