Uzņēmumu īpašnieki uzlabo savu publisko uzņēmējdarbības tēlu, kad viņu korporatīvā politika ir stingri izveidota profesionālai saziņai. Ir kļuvis ierasts, ka darbinieki, runājot par biznesa e-pastiem, ir ļoti neformāli. Lai gan tas ir izplatīts, neoficiāla attieksme pret biznesa e-pastiem nav pieņemts uzņēmējdarbības standarts. Uzņēmumu īpašniekiem ir jāapzinās, ka pareizā toņa noteikšana nosaka signālu visai vēstulei.
Sāciet ar sveicienu. Ierobežojiet sveicināšanas iespējas, dodot darbiniekiem atbilstošas izvēles iespējas.
Standarta sveiciens
Standarta sveiciens ir "Dārgais kungs (personas uzvārds)". Un, kā tas tiek darīts tradicionālajā pasta korespondencē, standarta sveiciena izmantošana parāda cieņu un profesionalitāti. Daži to var uzskatīt par vecmodīgu, taču tas ir pieņemamāk nekā netīši aizskaroši.
Apsveikums, kas sākas ar vārdu "Dārgais", ir mūžīgs. Lietojiet personas uzvārdu, ja jums tas ir vai ja attiecības ir jaunas. Tas liecina par cieņu.
Piemēram, "Dārgais Džona kungs" ir vēlams, nevis "Dārgais Džons". Ja neesat pārliecināts par personas nosaukumu (kungs, kundze, kundze vai jaunkundze) vai uzvārdu, ir pieņemams izmantot vārdu. Uzņēmuma standarta politikai darbiniekiem jāmēģina noskaidrot saņēmēja uzvārds, pirms ķerties pie vārda izmantošanas.
Draudzīgāks sveiciens
Dažreiz e-pasta ziņojumi tiek rakstīti, izmantojot mazāk formālus standartus, tikai tāpēc, ka sūtītājs vēlas būt draudzīgāks. Piemēram, "Sveiki" ir draudzīgāks par "Dārgais". To var izmantot pat aukstā saziņā, kur sūtītājam nav saņēmēja vārda. To lieto arī ar vārdu, piemēram, "Čau Dženifera".
Uzņēmuma īpašniekam var būt īpašas attiecības ar klientiem, ja tas tiek izmantots oficiālā sveiciena laikā, kā noteikts uzņēmuma procedūrās. Piemēram, darbinieki var iekāpt jaunajā klientā un pajautāt, vai viņa vēlas, lai viņu sauc par viņas vārdu vai uzvārdu.
Profesionāls, bet sirsnīgs
Uzņēmumu īpašnieki skat. Saraksti “Sveicieni:”. Tas ir pieņemams sveiciens, bet liecina par sirsnīgām biznesa attiecībām, nevis formālām attiecībām. Tas notiek kā mēģinājums būt draudzīgam un atšķirīgam, bet joprojām tiek uzskatīts par formālu. To bieži redz aukstos e-pastos vai sarakstē, kur nosūtītāja pusei nav ciešas attiecības ar saņēmēju.
Sveicieni, no kuriem jāizvairās
Pirms sveiciena rakstīšanas padomājiet par personu, kas lasa e-pastu. Kad neesat pārliecināts, kā sākt biznesa e-pastu, kļūdieties tradicionālo sveicienu pusē. Sākot e-pastu ar vārdu “Hei!”, Bieži redzams gados jaunākiem darbiniekiem, kuri nepiespiesti izturas pret visu.
Tomēr lielākajai daļai biznesa situāciju tas ir pārāk gadījuma raksturs, jo daži saņēmēji izjūt potenciālu necieņu. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad jaunāks darbinieks nosūta e-pastu vecākam klientam vai biznesa kolēģim.
Vēl viens apsveikums, no kura jāizvairās, ir šāds: "Kam tas var attiekties", ja vien jums nav pilnīgi ne jausmas par saņēmēja identitāti. Šis sveiciens liecina par aklu e-pastu, kam nav nekādu attiecību ar saņēmēju. Lielākā daļa adresātu to uzreiz uztver kā neredzīgu e-pastu, un pirms lasīšanas viņi to var izmest. Piemēram, "Sveiki" ir draudzīgāks par "Dārgais", un tas ir biežāk sastopams, ja sūtītājam ir izveidojušās pozitīvas attiecības ar saņēmēju.
Padoms
Ja jums nav daudz informācijas, labāk rīkoties īsi. "Čau" ir labāks par "dārgais draugs", pat ja jums nav vārda, kas seko vārdam "Čau".