Uzņēmums izmanto dokumentus, lai sazinātos, veiktu darījumus un analizētu tā produktivitāti. Biznesa dokumenti ir no īsiem e-pasta ziņojumiem līdz sarežģītiem juridiskiem līgumiem. Dažus dokumentus sagatavo darbinieki un uzņēmumu īpašnieki, bet citus sagatavo profesionāļi no ārpuses, piemēram, grāmatveži un juristi. Tā kā dokumenti pierāda organizācijas darījumus un uz tiem var atsaukties nākamajos gados, ir svarīgi, lai tie būtu labi uzrakstīti.
E-pasts un Memorands
Darba kolēģi parasti izmanto e-pastu, lai viens otram nodotu informāciju. Pirms e-pasts kļuva izplatīts, iekšējiem ziņojumiem tika izmantoti memorandi. Piezīmes joprojām tiek izmantotas situācijās, kad ziņa ir paredzēta konkrēta faila pavadījumam, un gadījumos, kad nepieciešama lielāka konfidencialitāte nekā e-pasts.
Gan piezīmē, gan e-pastā tiek identificēts sūtītājs un saņēmējs, un tajos ir tēmas rindiņa. Teksts ir formatēts vienā vai vairākās rindkopās.
Biznesa vēstules ārējai komunikācijai
Biznesa vēstules tiek izmantotas, lai sazinātos ar personām ārpus biroja. Saņēmēji var būt klienti, kolēģi citos uzņēmumos, pakalpojumu sniedzēji, profesionāļi, kas konsultē uzņēmumu, valsts amatpersonas un darba meklētāji. Biznesa vēstule parasti tiek formatēta bloku stilā, kurā visi burta elementi, izņemot veidlapas, ir izlīdzināti ar kreiso malu.
To var nosūtīt pa e-pastu vai pa pastu. Ja vēstule tiek nosūtīta e-pasta tekstā, e-pasta ziņojuma beigās sūtītājs norāda savu vārdu, amata nosaukumu un kontaktinformāciju.
Biznesa pārskati informācijas nodošanai
Biznesa ziņojumos informācija tiek nodota formālākā formātā un parasti garāka par vēstuli. Pārskati aptver dažādas tēmas, piemēram, atbilstību drošībai, pārdošanas rādītājus, finanšu datus, priekšizpēti un mārketinga plānus. Tie var ietvert statistiku, diagrammas, grafikus, attēlus, gadījumu izpēti un aptaujas rezultātus. Daži ziņojumi tiek publicēti ieguldītāju labā. Ja pārskats ir periodisks, piemēram, ikmēneša pārdošanas pārskats, ērtības labad un lai salīdzinātu ar iepriekšējiem pārskatiem, tiek izmantota veidne.
Darījumu dokumenti, lai veiktu darījumus ar klientiem
Uzņēmums izmanto dokumentus, lai veiktu darījumus ar klientiem. Lai ietaupītu laiku, šos dokumentus var formatēt kā veidlapu, piemēram, pasūtījuma veidlapu, pārsūtīšanas lapu, rēķinu vai kvīti. Izmantoto darījumu dokumentu veidi nedaudz atšķiras atkarībā no uzņēmējdarbības veida. Piemēram, apdrošināšanas aģents ģenerē apdrošināšanas pieteikumus un polises, savukārt aizdevējs izmanto aizdevuma pieteikumus un hipotēkas dokumentus.
Dažās jomās uzņēmumi slēdz līgumus un līgumus ar citiem; šos dokumentus varētu sagatavot uzņēmuma jurists.
Finanšu dokumenti biznesa vadībai
Uzņēmums izmanto finanšu dokumentus, lai nepārsniegtu savu budžetu, sagatavotu budžeta priekšlikumus un iesniegtu nodokļu deklarācijas. Šie dokumenti ietver kvīšu ierakstus, algas pārskatus, apmaksātus rēķinus, bankas izrakstus, ienākumu pārskatus, bilances un nodokļu pārskatu veidlapas. Šos dokumentus var sagatavot uzņēmuma grāmatvedis.
Uzņēmuma īpašnieks izmanto šos dokumentus, lai noteiktu uzņēmuma finansiālos panākumus un identificētu neproduktīvas jomas. Nodaļas vadītājs budžeta priekšlikuma sagatavošanai var izmantot finanšu dokumentus.