Preču vai pakalpojumu pārdošanas laikā pircējs un pārdevējs noslēdz līgumu par darījumu veikšanu un finanšu darījuma pabeigšanu. Līgums var būt mutisks vai rakstisks, un darījuma nosacījumi tiks reģistrēti vai dokumentēti ar rēķinu un kvīti. Rēķini un kvītis ir grāmatvedības pamatdokumenti; rēķinu sauc arī par rēķinu. Rēķinus un kvītis grāmatvedībā izmanto, lai reģistrētu pārdošanas darījumus un uzskaitītu maksājuma pieprasījumus un kvītis.
Rēķinus nodrošina pārdevējs
Rēķins ir rēķins vai maksājuma pieprasījums par pārdošanu. Tajā ir uzskaitītas preces vai pakalpojumi, ko pārdevējs nodrošina klientam, kā arī cenas, kredīti, atlaides, nodokļi un maksājamā summa. Tajā var iekļaut arī kredītinformāciju, rēķina numuru, pārdevēja vārdu un visas īpašās pārdošanas programmas.
Piemēram, daudzi rēķini ļauj pircējam maksāt 30 dienas un piedāvā atlaidi apmaksai rēķina datuma pirmajās 10 dienās. Rēķinā ir iekļauta pārdevēja biznesa kontaktinformācija, tostarp uzņēmuma nosaukums, adrese, tālruņa numurs, faksa numurs un tīmekļa adrese. Tajā ir iekļauta arī pircēja kontaktinformācija un pārdošanas darījuma datums. Rēķinus nevajadzētu jaukt ar pirkšanas pasūtījumiem, kas ir pircēju rakstiski pieprasījumi pārdevējiem, ar kuriem tiek atļauts sūtīt vai piegādāt preces, vienojoties par samaksu.
Kvītis, kas pierāda, ka maksājums veikts
Kvīts ir dokumentācija, ka ir veikts maksājums, lai pabeigtu pārdošanu. Vairumā gadījumu tas kalpo kā īpašumtiesību apliecinājums. Tajā ir uzskaitītas preces vai pakalpojumi, cenas, kredīti, atlaide, nodokļi, kopējā samaksātā summa un maksāšanas veids. Kvītis parasti satur informāciju par pircējiem un pārdevējiem dažādos formātos un dažādās pakāpēs.
Piemēram, pirkumiem tirdzniecības vietās, piemēram, gāzes pirkšanai automašīnai degvielas uzpildes stacijā, ir pilnīga pārdevēja kontaktinformācija, bet pircēja informācija ir ierobežota. Kvīts ir pircēja maksājuma apliecinājums.
Emitenti un saņēmēji
Rēķinus un kvītis sagatavo pārdevēji, tirgotāji un pārdevēji, un tos izsniedz pircējiem, klientiem vai klientiem. Grāmatvedības nodaļas, tirdzniecības personāls un klientu apkalpošanas personāls klientiem var izrakstīt rēķinus. Ārstu un zobārstu kabineti izsniedz rēķinus pacientiem par sniegtajiem pakalpojumiem. Viesmīlis vai viesmīle izsniedz rēķinu, ko sauc par rēķinu vai čeku, restorānu pusdienotājiem par pasūtīto pārtiku.
Kvīšu saņēmēji parasti ir klienti, bet tie var būt grāmatveži vai grāmatveži, kā arī trešās personas, kas saņem kvītis kā pierādījumu par klienta samaksu par finanšu procedūrām.
Rēķinu un kvīšu izmantošana
Rēķini tiek izmantoti, lai pieprasītu samaksu no pircējiem, sekotu līdzi pārdošanai, palīdzētu kontrolēt krājumus un atvieglotu preču un pakalpojumu piegādi. Rēķini tiek izmantoti arī, lai izsekotu gaidāmos nākotnes ieņēmumus un pārvaldītu attiecības ar klientiem, piedāvājot labvēlīgas norēķinu iespējas, piemēram, pagarinātus maksājumu periodus vai atlaides priekšlaicīgam maksājumam vai skaidras naudas maksājumam.
Kvītis pircēji vai klienti izmanto, lai pierādītu, ka ir samaksājuši par preci, īpaši atgriešanās situācijās, kad preces ir bojātas vai ar trūkumiem.