Procedūru rokasgrāmatas ir noderīgi rīki dažādiem nodarbinātības apstākļiem. Neatkarīgi no tā, vai darbiniekiem jāzina, kā darboties ar kopēšanas iekārtu, vai kā pabeigt nepieciešamo apmācību veselības un drošības jomā, procedūru rokasgrāmatā var piedāvāt pārskatu par darbībām. Daudzi darba devēji izstrādā kombinētas “politikas un procedūru” rokasgrāmatas, taču ir svarīgi atzīt atšķirību: politika atspoguļo noteikumus, savukārt procedūras atspoguļo procesus un to pabeigšanas veidu. Sastādot efektīvu procedūru rokasgrāmatu, ir svarīgi koncentrēties uz pašu procedūru un sniegt informāciju, kas darbiniekiem būs noderīgāka tās veikšanai.
Īpašības
Procedūru rokasgrāmatai jābūt viegli lasāmai un lietojamai. Procedūru rokasgrāmata, kurai nepieciešama sava procedūras rokasgrāmata, lai tikai to izlasītu, nevienam darbiniekam nav daudz lietojama. Turklāt procedūras rokasgrāmatai jābūt konsekventai visos elementos, ieskaitot stilu, dizainu un informāciju. Procedūru rokasgrāmata ir paredzēta, lai palīdzētu citiem paveikt noteiktu uzdevumu, tāpēc tā jāraksta, ņemot vērā lasītājus. Aprakstītajiem procesiem jābūt skaidriem un loģiskiem, lai visi lasītāji varētu bez grūtībām sekot procedūrai.
Iespējas
Procedūru rokasgrāmatas atkarībā no detalizētās informācijas veida atšķirsies pēc īpašām funkcijām. Tomēr lielākoties efektīvas procedūru rokasgrāmatas ir skaidri un konsekventi formatētas, lai lasītāji zinātu, kā sekot materiālam. Rindkopām jāsākas un jābeidzas bez apjukuma, un lasītājiem nav jābrīnās, kur beidzas viens un otrs. Raksturiem, aprakstot darbības, jāizmanto izteikti darbības darbības vārdi, lai pārliecinātos, ka lasītāji precīzi zina, kā rīkoties, un vajadzības gadījumā jāpiedāvā paskaidrojumi un iespējas. Jebkurām ikonām, attēliem vai diagrammām / diagrammām jābūt skaidri saprotamām un vienkārši sekojamām.
Rakstīšanas stils
Procedūru rokasgrāmatas rakstīšanas stilam jābalstās uz skaidru un kodolīgu valodu. Visai procesuālajai informācijai jābūt precīzai, un visi saīsinājumi jāprecizē ar skaidrojumu iekavās - piemēram, "Pārtikas un zāļu pārvalde (FDA)". Procedūru rokasgrāmatās, kas kādu laiku būs apgrozībā, neizmantojiet īpašu informāciju, kas varētu ātri novecot. Jāizvairās no tehniskās valodas un žargona, kas vairumam būs svešs.
Dizains
Procedūru rokasgrāmatas dizains lielā mērā būs atkarīgs no izklāstītās procedūras veida, taču daži dizaina ieteikumi attiecas uz visām procedūru rokasgrāmatām. Labā procedūru rokasgrāmatā tiek izmantots daudz vietas. Tas nozīmē, ka rokasgrāmata nav pārslogota ar izdruku, bet tā piedāvā daudz ievilkumu un rindkopu pārtraukumus, lai izvairītos no lasītāja atbaidīšanas. Efektīvām procedūru rokasgrāmatām ir arī skaidri virsraksti un apakšvirsraksti, kā arī citas atbilstošas etiķetes un daudzu punktu izklāsts.
Pienākumi
Tie, kas ir atbildīgi par procedūru rokasgrāmatu rakstīšanu, ir atbildīgi arī par to periodisku pārskatīšanu. Ja materiāls kļūst neatbilstošs, tas ir jānoņem vai jāatjaunina. Ja informācija nav efektīva, lai palīdzētu darbiniekiem, rokasgrāmata būtu jāpārskata un jāuzlabo. Procedūru rokasgrāmata ir tikpat noderīga kā darbs, ko tas ļauj lasītājiem paveikt, un, ja rokasgrāmata to neizdara, rakstniekam ir pienākums to mainīt.