Kā izveidot W-2, ko dot saviem darbiniekiem

Janvāris grāmatvedības nodaļām un mazo uzņēmumu īpašniekiem vienmēr ir aizņemts mēnesis, kad viņi sagatavo nodokļu dokumentus darbiniekiem un viņu biznesam. Darbinieka algas un nodokļu pārskats, kas pazīstams kā W-2, ir oficiālais dokuments, ko izmanto, lai ziņotu par ienākumiem, kas apliekami ar nodokli, kā arī par ieturēto nodokļa summu sociālajai drošībai, Medicare, kā arī valsts un pašvaldībām. Šo svarīgo dokumentu nodokļu vajadzībām izmanto ne tikai Iekšējais ieņēmumu dienests (IRS), bet darbinieka dzīves laikā sociālā nodrošinājuma administrācija (SSA) izmanto viņa ienākumu vēsturi, lai noteiktu atbilstību un pabalstus pēc aiziešanas pensijā.

Izpratne par W-2

Pirms tērējat laiku jebkuras veidlapas aizpildīšanai, pārliecinieties, vai izmantojat pareizo veidlapu. Darba devējiem ir jāaizpilda W-2 veidlapas par visiem darbiniekiem, kuriem viņi veica jebkādus maksājumus, ieskaitot maksājumus bez naudas, apmaiņā pret pakalpojumiem gada laikā.

Pat ja jūs neesat oficiāls uzņēmums, bet maksājat kādam kā mājsaimniecības darbiniekam, jums viņam jāiesniedz W-2. Tomēr, ja esat samaksājis darbuzņēmējam (darbiniekam) par darbu, jums jāizmanto cita veidlapa - 1099-MISC.

Lietas, kas jums būs nepieciešamas

  • W-2 forma un W-3 forma

  • Gada algas skaitļi

  • Gada atskaitījumu skaitļi

  • Algas uzskaites programmatūra

  • Printeris

  1. Izvēlieties savu iesniegšanas formātu

  2. Jums ir divas iespējas, kad jāiesniedz W-2 dokumenti. SSA Biznesa pakalpojumu tiešsaistes vietnē varat aizpildīt papīra veidlapas vai elektroniski iesniegt failus.

  3. Papīra veidlapas

  4. Ja izvēlaties izmantot papīra veidlapas, tās jāpasūta IRS. Viegla pasūtīšana tiešsaistē ir pieejama tās tīmekļa vietnē www. irs.gov/orderforms. Noteikti pasūtiet veidlapu pareizajam gadam; janvārī jūs aizpildīsit veidlapas par tikko pabeigto gadu, nevis par kārtējo gadu. Vienmēr izdrukājiet salasāmi ar melnu tinti. Izmantojot šo metodi, jūs varat iesniegt līdz 249 darbinieku veidlapām.

  5. Elektroniskā kartotēka

  6. Ātrāks veids, kā iesniegt veidlapas, ir izmantot bezmaksas Business Services Online (BSO) vietni, kuru pārvalda SSA. Jums būs jāiestata konts un parole, kas regulāri jāmaina.

  7. Izmantojot šo sistēmu, jūs varat manuāli ievadīt līdz 50 darbiniekiem vienā iesniegumā. Varat arī augšupielādēt formatētu algas failu lielam skaitam darbinieku. Formatēšanas instrukcijas var lejupielādēt no BSO vietnes.

  8. Apkopojiet informāciju par darbinieku algām

  9. Izpildiet algas kopsavilkuma atskaites katram darbiniekam. Ziņojumos būtu sīki jāapraksta, cik daudz naudas viņi maksāja par visu gadu, kā arī ieturēto nodokļu summa federālajiem ienākuma nodokļiem, valsts un vietējiem nodokļiem, sociālās apdrošināšanas un Medicare nodokļiem.

  10. Katrā veidlapā ievadiet datus

  11. Izpildiet IRS sniegtos norādījumus, lai aizpildītu katru W-2 veidlapu. Jūs ievadīsit šādu informāciju:

    • Katra darbinieka vārds, adrese un sociālās apdrošināšanas numurs
    • Jūsu uzņēmuma nosaukums, adrese, EIN (darba devēja identifikācijas numurs) un štata ID numurs
    • Algu, dzeramnaudu un citu kompensāciju kopsumma
    • Katras kategorijas nodokļu kopsumma
    • Iespējamie atlikumi vai norādītās Roth IRA iemaksas, ja piemērojams
    • Darba devēja apmaksātās veselības vai dzīvības apdrošināšanas izmaksas, ja tādas ir
  12. Ievadot datus tiešsaistes veidlapās, saglabājiet datus pēc katra ieraksta. Ja nepieciešams, varat iziet no vietnes un atgriezties, lai pabeigtu darbu vēlāk.

  13. Pārskatiet savus pabeigtos W-2

  14. Pēc visu darbinieku W-2 ievadīšanas pārbaudiet to precizitāti. SSA iesaka neoficiālas kopijas izdrukāt un nodot darbiniekiem pārskatīšanai. Pārbaudiet, vai nav vārdu pareizrakstības, pareizu adrešu un pareizu sociālās apdrošināšanas numuru. Ja iesniedzat veidlapas un vēlāk atradīsit kļūdas, jums būs atkārtoti jāiesniedz labotā veidlapa.

  15. Izdrukājiet un izplatiet savas veidlapas

  16. Kad viss ir pārbaudīts kā pareizs, izdrukājiet W-2 un izdaliet tos saviem darbiniekiem. Noteikti nosūtiet tos pa pastu ne vēlāk kā 31. janvārī, lai ievērotu IRS termiņu.

  17. Iesniedziet veidlapas SSA

  18. Pēdējais solis ir visu veidlapu iesniegšana SSA. Lai gan IRS, kā arī štats un pašvaldības izmanto W2, lai pārbaudītu ienākumus, šo dokumentu iesniegšanu pārrauga Sociālās drošības pārvalde. Izmantojot gan papīra, gan elektroniskās metodes, jūs saņemsiet arī W-3, kas ir darba algas un nodokļu pārskatu nosūtīšanas forma; tas jāiesniedz kopā ar katru W-2 partiju.

  19. Padomājiet par W-3 kā "kopējo" karti. Jūs uzskaitīsit visu savu darba devēju identificējošo informāciju un kopējās samaksātās vai ieturētās summas katrā ziņotajā kategorijā visā jūsu uzņēmumā. Jūs norādīsit arī kopējo individuālo W-2 skaitu, ko iesniedzis jūsu uzņēmums. W-3 darbojas kā pārbaude, lai identificētu kļūdas jūsu iesniegumā.

  20. Padoms

    Neizdrukājiet IRS vietnē atrodamās W-2 veidlapas sarkanās versijas kopiju un nosūtiet to SSA. Veidlapu nevar skenēt, un tā netiks pieņemta; jūs pat varat saņemt sodu. Tā vietā pasūtiet papīra veidlapas tieši IRS un nosūtiet tās pa pastu vai elektroniski iesniedziet Sociālās drošības administrācijai, izmantojot tās tiešsaistes pakalpojumu vietni.