Sanāksmes protokoli nav tikai krāpšanās lapa no tā, kas tika teikts pagājušās nedēļas darbinieku sanāksmē. Protokols var būt oficiāls juridisks dokuments, kas atspoguļo uzņēmuma direktoru padomes vai valdības struktūras vadības oficiālu darbību. Tā kā protokoli ir oficiāls uzņēmējdarbības un valdības darbības reģistrs, ir vērts tos efektīvi attīstīt. Ja jūs ar roku rakstāt piezīmes uz papīra, tas var palīdzēt, ja jums ir iepriekš izdrukāta veidlapa, lai jūs varētu ievietot atbilstošu informāciju tur, kur tā ir. Varat arī izveidot datora veidlapu, ja sapulces laikā lietojat savu klēpjdatoru vai elektronisko piezīmjdatoru.
Informācija par galveni
Protokolā ir iekļauta sapulces datuma un vietas galvene. Galvenē tiek ierakstīts, kas bija klāt un kam bija attaisnots prombūtne, un tajā parasti tiek identificēta persona, kas bija sapulces priekšsēdētāja un ierakstu sekretāre. Sanāksmēs, kas vienlaikus notiek vairākās vietās, piemēram, izmantojot videokonferences, parasti tiek reģistrēts apmeklējums atkarībā no atrašanās vietas.
PIEMĒRS:
Uzņēmuma A-1 direktoru padomes sanāksmes protokols, 2017. gada 4. maijs, Valdes telpa, štāba ēka, Roberts Džonsons, priekšsēdētājs un Kails Makgregors, ierakstu sekretārs. Piedalās: R. Džonsons, M. Peress, J. Hatojama, F. Miķels S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Ievadmateriāls
Protokols parasti sākas ar precīzu laiku, kad prezidents sasauca sanāksmi pēc kārtības. Lielākajā daļā sanāksmju pirmie darba kārtības punkti ietver ievadus, priekšsēdētāja piezīmes un iepriekšējās sanāksmes protokola apstiprināšanu. Iegūstiet galvenos piedāvātos jautājumus prezidenta izteikumu laikā. Ja locekļi piedāvāja kādus grozījumus iepriekšējās sapulces protokolā, precīzi reģistrējiet izmaiņas.
PIEMĒRS:
Džonsons kungs sapulci sasauca pēc kārtības pulksten 14:46. Pēc neformālas iepazīšanās Džonsons paziņoja, ka viņa kaķis nesen dzemdēja sešus kaķēnus. Pēc Hawthorne kundzes ierosinājuma jūlija sanāksmes protokols tika pieņemts ar vienprātīgu piekrišanu, izņemot to, ka 15. punktā vārds “kravas automašīna” ir svītrots un aizstāts ar vārdu “puspiekabes traktors”.
Piekrišanas programma
Lai gan katrai sanāksmei ir atšķirīga struktūra, oficiālas sanāksmes - īpaši valdības grupām - parasti sākas ar "piekrišanas darba kārtību", kas ir nedaudz vairāk par ziņojumu un paziņojumu virkni, par kuriem nav nepieciešams balsojums. Piekrišanas darba kārtībā bieži ietilpst sarakste, komiteju ziņojumi un citi tikai informatīvi materiāli.
Pierakstiet galvenos punktus par katru punktu, kas apspriests piekrišanas dienas kārtībā, nosakot sarunas tēmu un visus nozīmīgākos komentārus, ko dalībnieki piedāvā atklātās diskusijas laikā.
PIEMĒRS:
Smita kundze ierakstā nolasīja XYZ Manufacturing Company 4. novembra vēstuli. Vēstulē tika uzslavēta transporta nodaļas profesionalitāte, veicinot augsta līmeņa produktu piegādi. Mr Perez transporta nodaļas vārdā sacīja, ka XYZ lieliski strādāja, sniedzot detalizētas maršruta instrukcijas.
Biznesa programma
Uzņēmējdarbības programma ir vieta, kur notiek darbība - sapulces daļa, kurā locekļi debatē un balso par dažādiem darbības jautājumiem. Oficiālu protokolu sagatavošanai sekretāram ir jāpārraksta faktiskais priekšlikums, par kuru tiek balsots, un faktiskā balsu skaitīšana, ieskaitot to, kas balsoja par un pret šo jautājumu. Parasti sekretārs uzņem arī debašu kopsavilkumu, ieskaitot katra uzstāšanās dalībnieka galvenos jautājumus.
Tehniski nav tādas lietas kā balsojums par "atturēšanos". Atturēties nozīmē vispār nebalsot. Cilvēkiem, kuri vēlas pierakstīt, ka nav ne par, ne pret kādu jautājumu, būtu jābalso “klāt”.
PIEMĒRS:
Džonsons uzsāka diskusiju par rēķinu no ABC Widgets par 21 434,87 ASV dolāriem. Hatojamas kundze sacīja, ka rēķinu pagājušajā nedēļā apstiprināja finanšu komiteja. Maikls sacīja, ka atbalsta notiekošo darbu ar ABC logrīkiem. Hatojama pārcēlās apstiprināt rēķinu no ABC Widgets, Inc. par 21 434,87 ASV dolāriem. - sekundēja Sandbornas kundze. Kustība nesa rezultātu 4-2 ar Hatojamu, Sandbornu, Maiklu un Smitu par labu, bet Peress un Klarks pretojās.
Noslēguma materiāli
Lielākā daļa minūšu parasti beidzas ar tikšanās pārtraukumu. Protokolu paraksta prezidents un ierakstu sekretārs, lai gan, ja sekretārs ir grupas balsstiesīgais loceklis, tad bieži vien pietiek ar sekretāra parakstu.
PIEMĒRS:
Džonsons pārtrauca sanāksmi plkst. 19:14. Nākamā sanāksme paredzēta 5. augustā pulksten 15.00 valdes zālē.
Parakstīts Roberts Džonsons, priekšsēdētājs Kails Makgregors, ierakstu sekretārs