Mazie uzņēmumi bieži sāk savu budžetu. Tas padara izmaksu kontroli par būtisku uzņēmuma ilgtermiņa veselībai. Viens no veidiem, kā samazināt izdevumus un veicināt atbildīgus izdevumus, ir izstrādāt iekšēju pieprasījumu procesu visiem jaunajiem pirkumiem.
Pirkuma pieprasījuma veidlapa
Pirkuma pieprasījuma veidlapa ir iekšējs dokuments, kuru darbinieki izmanto, lai pieprasītu konkrētas preces iegādi. Darbinieks apraksta produktu un kāpēc tas ir vajadzīgs. Pēc tam šī veidlapa tiek nosūtīta citām uzņēmuma personām un departamentiem pārskatīšanai un apstiprināšanai.
Rekvizīciju process
Rekvizīciju process ir iekšējs, un tas uzņēmumos atšķiras. Tomēr tipisks pirkuma pieprasīšanas process var darboties šādi:
- Darbiniekam nepieciešams jauns klēpjdators un viņš iegūst pieprasījuma veidlapu. Viņa apraksta vēlamo klēpjdatoru un, ja nepieciešams, paskaidro, kāpēc viņai tas ir vajadzīgs. Pēc tam viņa lūdz nodaļas vadītāju parakstīt pieprasījuma veidlapu.
- Pēc tam, kad vadītājs ir parakstījis veidlapu, tā var nonākt IT nodaļā, lai nodaļas speciālisti varētu pārliecināties, vai dators ir saderīgs ar uzņēmuma sistēmām un vai tas atbilst datu drošības standartiem.
- Pēc IT apstiprināšanas pieprasījums nonāk pirkšanas nodaļā. Departamenta darbinieki datoru iegādājas no vairākiem mazumtirgotājiem un izvēlas to iegādāties no mazumtirgotāja, kas piedāvā vislabāko cenu. Iepirkumu nodaļa izsniedz pārdevējam pirkuma pasūtījumu.
Rekvizīcijas procesa priekšrocības
Rekvizīcijas procesam ir vairākas priekšrocības pat mazajiem uzņēmumiem:
- Pārredzamība: pieprasīšanas procesā darbiniekiem un viņu vadītājiem ir jāpamato pirkums. Vienkāršais process, kā pierakstīt, kāpēc nepieciešams konkrēts produkts, var samazināt nevajadzīgus pirkumus. Tas var arī samazināt dārgu priekšmetu pārtēriņu, ja lētāks produkts atbilstu uzņēmuma vajadzībām.
- Funkcionalitāte un savietojamība: Daži produkti, īpaši programmatūras elektronika, var būt nesaderīgi ar uzņēmuma pašreizējām iekārtām un sistēmām. Pieprasot citu attiecīgo departamentu vadītājiem parakstīties uz pirkumu, bizness samazina vai novērš nepieciešamību atgriezt produktu, kad tiek atklāts, ka tas vienkārši nav piemērots uzņēmumam.
- Labākā piedāvājuma iegūšana: Iepirkumu nodaļas vai iepirkumu virsnieks var veidot attiecības ar pārdevējiem un nodrošināt vēlamo cenu noteikšanu daudziem produktiem.
Citi apsvērumi par pieprasīšanas procesu
Daži uzņēmumi neprasa pieprasījuma veidlapas visiem pirkumiem. Piemēram, uzņēmums var nolemt, ka pirkumus par precēm, kuru cena ir mazāka par 100 ASV dolāriem un kas nav programmatūra, datori vai perifērijas ierīces, departamenta vadītājs var tieši apstiprināt un pasūtīt. Rekvizīciju process var būt pārāk liels ļoti mazam uzņēmumam, kurā strādā tikai viens vai divi darbinieki. Tomēr, augot biznesam, pirkšanas procesu pārskatīšana un jaunu procesu ieviešana vienmēr ir laba ideja.