Neviens nevar paredzēt nākotni vai to, kā ārējie notikumi un tirgus apstākļi ietekmēs tā spēju turpināt darboties. Bet uzņēmumi var sagatavoties notikumiem, kurus viņi nevar kontrolēt. Izmantojot procesu “ja būtu”, organizācijas izstrādā ārkārtas rīcības plānus, kurus dažkārt sauc par darbības nepārtrauktības plāniem, lai identificētu nezināmus scenārijus, kas var ietekmēt viņu darbību, piemēram, zemestrīces, ugunsgrēki, vardarbība un citas situācijas, kā arī to, kā viņi reaģēs uz katru scenāriju.
Kas ir ārkārtas situāciju plānošana?
Ārkārtas gadījumi ir jebkas, kas notiek ārpus parasto darbību diapazona, un tas var nelabvēlīgi ietekmēt organizācijas spēju darboties. Vienkārši sakot, ārkārtas situāciju plānošana ir paredzēta sagatavošanai un ir neatņemama regulārās operāciju plānošanas sastāvdaļa. Ārkārtas rīcības plāns ir plāns, kā rīkoties neparastos notikumos. Neatkarīgi no lieluma visām organizācijām ir nepieciešami ārkārtas rīcības plāni.
Kāpēc uzņēmumam ir nepieciešami ārkārtas mērķi?
Ārkārtas rīcības plāna mērķis ir ļaut organizācijai pēc neparedzēta notikuma pēc iespējas ātrāk atgriezties ikdienas darbā. Ārkārtas rīcības plāns aizsargā resursus, samazina klientu neērtības un identificē galvenos darbiniekus, atkopšanas kontekstā piešķirot īpašus pienākumus. Piemēram, cilvēkresursi var izstrādāt darbinieku evakuācijas plānus; atbalstīt darbinieku pabalstu programmas, piemēram, veselības aprūpi vai darba ņēmēja kompensāciju; vai nolīgt pagaidu darbiniekus pēc vajadzības.
Ārkārtas rīcības plāni ir gan organizācijas mēroga, gan specifiski departamenti. Piemēram, informācijas pakalpojumu departamentiem parasti ir atjaunošanas plāns katastrofu gadījumos, lai aizsargātu, atjaunotu un izmantotu uzņēmuma datus, tostarp datoru aparatūru, programmatūru un instrukcijas.
Kurš ir atbildīgs par neparedzētu risku riskam?
Vecākajai vadībai ir vispārēja atbildība par ārkārtas situāciju plānošanu, ieskaitot plāna izstrādes, pārbaudes un uzturēšanas darba finansēšanu. Daudzas organizācijas ieceļ ārkārtas rīcības plāna koordinatoru vai vadītāju, kurš kopumā atbild par plāna izstrādi un uzturēšanu. Mazā uzņēmumā koordinators var būt īpašnieks vai vadītājs. Viņa sazinās ar darbiniekiem un apmāca viņus par plānu un viņu pienākumiem. Viņa regulāri testē plānu, izmantojot izspēles situācijas, lai identificētu problēmas un uzlabojamās jomas, un atjaunina plānu, lai atspoguļotu izmaiņas organizācijā un tehnoloģijās.
Plānošanas procesā tiek iekļauti arī ieinteresēto personu jautājumi un normatīvās prasības. Piemēram, ja orkāns pārvietojas uz šo teritoriju, klientu kontu pārvaldniekiem būtu pieejams skripts vai kontrolsaraksts, kas jāizmanto, sazinoties ar katru klientu.
Padomi ārkārtas rīcības plāna izstrādei
Ārkārtas rīcības plāna izstrāde sākas, nosakot uzņēmējdarbībai būtiskās funkcionālās zonas un pēc tam veicot katras teritorijas galvenās darbības šādi:
- Nosakiet, kā katra situācija, piemēram, ugunsgrēks vai plūdi, ietekmētu šīs galvenās teritorijas; kādas darbības tiktu veiktas; un katram nepieciešamos resursus.
- Nosakiet mērķus, lai atgrieztos pie būtiskām operācijām un atgrieztos pie normālas darbības.
- Identificējiet katru nepieciešamo procesu un dokumentējiet katru procesa posmu, kas ir jādara, kā arī darbiniekus un citus resursus, kas nepieciešami darba pabeigšanai.
- Izstrādājiet plānus katrai funkcionālajai teritorijai un organizācijai kopumā un pēc tam regulāri pārbaudiet un pilnveidojiet plānus.
- Visbeidzot, īstenojiet komunikācijas un izglītības plānu, lai darbinieki būtu informēti par izmaiņām un atgādinātu par viņu lomām un pienākumiem.