Kas ir darbinieka ID?

Darbinieka ID ir kods, ko darba devējs izmanto, lai unikāli identificētu organizācijā strādājošos. Darbinieku ID ļauj racionalizēt, precīzu lietvedību, un tie palīdz saglabāt konfidenciālu informāciju. Ja jūs vadāt nelielu biznesu ar nedaudziem darbiniekiem, darbinieka ID, iespējams, nerada aktuālas problēmas, taču, pieaugot jūsu biznesam, tam ir lielāka nozīme.

Kāpēc ne SSN?

Darbinieka ID numurs nav tas pats, kas nodokļa ID numurs vai sociālās apdrošināšanas numurs (SSN), kuru piešķir federālā valdība. Kaut arī SSN ir vēl viena noderīga identifikācijas forma, tie ir jāuztur konfidenciāli, un tos nedrīkst izmantot ikdienas lietvedībai. Identitātes zagļi meklē SSN, jo viņi unikāli identificē ASV pilsoņus. Zādzību identificēšana, iespējams, izmantos sociālās apdrošināšanas numurus, lai izveidotu viltotas identifikācijas kartes un citus krāpnieciskus dokumentus. To ir grūtāk izdarīt ar darbinieku ID, jo tos nevar izmantot ārpus uzņēmuma iekšējiem dokumentiem.

“Džona Smita” problēma

Pieaugot jūsu uzņēmumam, palielinās varbūtība, ka jūs nodarbināsiet vairākus cilvēkus, kuriem ir viens un tas pats vārds, it īpaši parastajiem nosaukumiem. Kaut arī vidējie vārdi un nosaukumi, piemēram, "Ārsts", var palīdzēt atšķirt cilvēkus, tas ne vienmēr darbojas. Unikālu darbinieku ID sistēma ļauj identificēt un uzskaitīt cilvēkus, kuriem ir tāds pats vārds.

ID koda formāts

Izveidojot darbinieka ID kodu, formāts ir pilnībā atkarīgs no jums. Tas var būt skaitlis vai burtu, ciparu un citu simbolu kombinācija. Uzņēmums var izmantot ID, lai identificētu darbinieka tipu; piemēram, “T”, kam seko daži cipari, var identificēt šo personu kā tehniķi. Daži uzņēmumi izmanto secīgu numerācijas shēmu, kurā strādājošajiem, kuri iestājās agri, ir mazs skaits, bet vēlāk pieņemtajiem - lielāks skaitlis.

Centrālā identifikācijas numuru kontrole

Ir svarīgi, lai jūsu uzņēmums piešķirtu jaunus identifikācijas numurus vienā vai centralizētā uzņēmuma vietā, piemēram, Cilvēkresursu nodaļā, vai mazajiem uzņēmumiem, grāmatvedim vai jūsu algas darbiniekam. Centralizējot atbildību, tas samazina iespēju piešķirt vienu un to pašu numuru vairākām personām vai vienai un tai pašai personai beigties ar vairākiem numuriem. Vienmērīgumam ir izšķiroša nozīme, lai vienmērīgi darbotos grāmatvedības sistēma.

Daudzfunkcionāls ID

Iespējams, ka jūsu organizācija var izmantot vienu darbinieka numuru vairākiem mērķiem. Piemēram, neapmaksāts interns, iespējams, neatrodas darba samaksas sistēmā, taču viņiem joprojām ir nepieciešami tādi resursi kā atslēgas un piekļuve datoram. Ja jūsu uzņēmums pieņem darbā praktikantu, viņi var saglabāt to pašu numuru; tās nav atkārtoti jāievada grāmatvedības sistēmā.

Darbinieka ID un datu bāzes

Darbinieku ID palīdz padarīt datorizētu lietvedību efektīvu, samazinot lieko informāciju. Piemēram, darbinieka failā var būt darbinieka ID, vārds, mājas adrese un tālruņa numurs. Failā, lai izsekotu atvaļinājuma laiku, var būt tikai ID numurs un atvaļinājuma datums. Dators automātiski sasaista abus failus, izmantojot ID numuru, ļaujot pārskatā redzēt darbinieka vārdu un atvaļinājuma laiku.

Darbinieks pret darba devēja ID

Nejauciet darbinieka ID ar darba devēja ID (EIN). Pēdējais ir kods, ko federālā valdība uzņēmumiem piešķir nodokļu un pārskatu sniegšanas nolūkos. Tas ir līdzīgs sociālās apdrošināšanas numuram, jo ​​tas unikāli identificē uzņēmumu. Jebkuram ASV uzņēmumam, kurā strādā cilvēki, ir vajadzīgs EIN.